Business Support Assistant Supply chain

The Business Support Assistant Supply Chain provides support in procurement and management of products and services related to the Supply Chain area, including supplier search and qualification, contracting of logistics services, and supporting emergency and humanitarian assistance needs. The role supports supply chain operations ensuring transparency, compliance, and effective logistical support in line with WFP policies.

Responsibilities

• Prestar apoyo a las operaciones y actividades de supply chain, aplicando procesos estándar y facilitando, directa o indirectamente, el suministro efectivo de asistencia alimentaria a los beneficiarios.
• Responder a una variedad de consultas y solicitudes de apoyo de carácter técnico, aplicando procesos estándar y, de ser necesario, obteniendo orientación, para garantizar la resolución oportuna y correcta de todas las consultas con una marcada orientación a la prestación de servicios de alta calidad al cliente.
• Contribuir a la preparación, el seguimiento y la revisión del presupuesto para todas las modalidades de entrega, garantizando la adherencia a los procedimientos pertinentes y de conformidad con las normas institucionales.
• Ayudar a hacer el seguimiento de los procesos de gestión del inventario, para seguir las tendencias y rendir cuentas del estado del inventario desde la fuente de abastecimiento hasta el beneficiario.
• Tramitar la documentación para la ejecución de las operaciones de logística (p. ej., despacho aduanero, verificación de facturas) y tomar las medidas adecuadas para resolver los problemas operacionales, remitiendo las diversas cuestiones al supervisor.
• Mantener el contacto con los interesados internos y con un número limitado de interesados externos para sostener una gestión eficiente de las operaciones de supply chain.
• Proporcionar orientación a otros funcionarios de apoyo, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
• Elaborar RFQ (Request for Quotation) logísticos (transporte, bodegas, operadores logísticos, entre otros servicios), basados en las regulaciones del Manual de Transporte del WFP, y considerando las especificaciones y detalles logísticos dentro del contexto del país, y estableciendo términos de referencia de ser el caso.
• Participar o, coordinar en reuniones de Comité Local de Transporte (LTC), realizando las presentaciones y explicaciones sobre contratación de transporte ante los miembros del comité, y posteriormente elaborar minutas de reuniones y coordinar su firma.
• Proveer insumos y consolidar la información para los reportes del Committee on Supply Chain (CSC).
• Apoyar en la preparación de órdenes de compra (POs), Service Entry Sheet (SES) y Goods Receipt Note (GRN), uso de ITS, recopilación, elaboración y archivo de documentación, y otros apoyos a la operación logística.
• Ayudar en la busqueda y calificación de proveedores con la posibilidad de visitar las instalaciones según la operación.
• Realizar las conciliaciones mensuales de proveedores CBT y CVT.
• Apoyar la investigación de mercado para proveedores.
• Realizar otras actividades asignadas por la línea de supervisión.

Requirements

• Se valorará título de tercer nivel en Administración de Empresas, Economía, Negocios Internacionales, Ingeniería Comercial, Ingeniería en Logística y Transporte, Ingeniería Industrial, Comercio Exterior, Gestión de la Cadena de Suministro (Supply Chain Management), Administración Logística o carreras afines.
• Al menos 4 años de experiencia en posiciones similares.
• Experiencia en el uso de los sistemas institucionales para hacer el seguimiento de los envíos en curso, la información sobre la cadena de suministro, las reclamaciones de seguros y las existencias de alimentos.
• Experiencia en el análisis de datos (sobre productos, fondos, etc.) y en la redacción de informes.
• Experiencia en medir el desempeño de los proveedores de servicios empleando los indicadores clave de las realizaciones establecidos.
• Experiencia en ayudar a preparar la documentación de los contratos.
• Experiencia en la prestación de apoyo operativo técnico en la esfera de los sistemas institucionales.
• Dominio sólido de Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Teams).
• Capacidad para aprender y gestionar sistemas corporativos.
• Fuerte apego a normas y regulaciones.
• Alto nivel de organización y habilidades de seguimiento.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Habilidades analíticas y atención al detalle.
• Habilidades de redacción para producir documentos claros y de alta calidad.
• Capacidad para manejar grandes volúmenes de información con orden y confidencialidad.
• Fluidez oral y escrita en español.
• Nivel medio (B2) como mínimo de inglés oral y escrito.

Skills

• Supply Chain Management
• Procurement Support
• Logistics Services Contracting
• Data Analysis
• Report Writing
• Supplier Performance Monitoring
• Contract documentation handling
• Operational Support
• Institutional Systems Management
• Microsoft Office Suite
• Corporate Management Systems
• Regulatory Compliance
• Organizational Skills
• Information Management
• Confidentiality Management

Languages

Spanish, English