Assistant(e) aux Services de Gestion SC5

Le titulaire est responsable de la mise en œuvre des procédures et activités liées aux services de gestion, incluant la gestion des actifs, fournitures, voyages officiels et activités protocolaires, afin d'assurer une prestation efficace et de qualité au sein du bureau de pays du PAM en Côte d’Ivoire.

Responsibilities

• Assurer la gestion administrative et opérationnelle des actifs, des fournitures de bureau, des voyages officiels et des activités protocolaires afin de garantir une prestation de services efficace et de qualité.
• Collecter, consolider et analyser les données relatives aux actifs, aux fournitures, aux déplacements et aux dépenses associées afin de produire des rapports et d’appuyer la prise de décision.
• Traiter les opérations courantes liées à l’acquisition de fournitures, à la gestion des actifs, aux réservations de voyages, aux remboursements de frais et aux services administratifs connexes, conformément aux procédures en vigueur.
• Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques concernant les actifs, les stocks, les voyages, les visas, les permis de séjour et autres documents administratifs, en garantissant leur accessibilité et leur conformité.
• Servir de premier point de contact pour les demandes internes relatives aux actifs, aux fournitures de bureau, aux voyages officiels et aux questions protocolaires, en apportant des réponses rapides et adaptées.
• Participer à l’amélioration continue des procédures de gestion des actifs, des fournitures, des voyages et des services protocolaires afin d’accroître l’efficacité et la qualité des services rendus.
• Utiliser les outils numériques et les systèmes de gestion de l’organisation pour assurer le suivi des inventaires, des achats, des déplacements et des dossiers administratifs.
• Fournir un appui administratif et logistique dans l’organisation des missions officielles, des visites de délégations et des initiatives interagences, conformément aux normes et procédures de l’organisation.
• Assurer la coordination avec les services internes, les fournisseurs, les agences de voyage, les autorités administratives et les autres partenaires externes afin de garantir une prestation de services efficace.
• Fournir des orientations et un soutien technique au personnel concerné sur les procédures relatives à la gestion des actifs, des fournitures, des voyages et des formalités administratives.
• Participer aux activités de préparation et de réponse aux situations d’urgence en assurant la disponibilité des ressources matérielles, le soutien logistique et les arrangements de voyage nécessaires, conformément aux directives du superviseur.

Requirements

• Minimum 05 années d’expérience requis dans les domaines ci-dessous : expérience pertinente en administration/gestion des services (actifs, voyage et/ou protocole) au sein d’une organisation de taille comparable ; expérience en milieu onusien souhaité.
• Expérience des processus de voyage, du protocole et de liaison avec les autorités (visas, titres de séjour, notes verbales).
• Soutien au personnel en lui fournissant des conseils et des orientations.
• Expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels.
• Bonne compréhension de la réglementation, des politiques, des procédures, des processus, des normes et des systèmes des services de gestion du PAM ou des Nations Unies ; à défaut, forte capacité d’apprentissage.
• Formation : Baccalauréat, un certificat d’études post-secondaires dans le domaine de l’administration, de la gestion ou des finances serait un atout.
• Maîtrise du français et un niveau intermédiaire en anglais est un atout pour ce poste.

Skills

• Administrative Services
• Asset Management
• Travel Management
• Protocol Management
• Liaising with Authorities
• Visa Processing
• Residence Permit Management
• Staff Support
• Policy Compliance
• UN System Procedures
• Multifunctional Teamwork
• French Language
• English Language

Languages

French, English