Asistente de Adquisiciones

The Asistente de Adquisiciones supports procurement processes to ensure timely acquisition of goods and services necessary for WFP projects in Ecuador. The role involves supplier identification, procurement documentation, contract management, and maintaining procurement records under supervision.

Responsibilities

• Identificar proveedores, y apoyarlos en el registro en sistema interno de WFP.
• Apoyar en el levantamiento de información y mantener actualizada las bases de datos de proveedores, a través de llamadas y recopilación de los documentos requeridos por WFP y llevar un control actualizado del roster de proveedores
• Elaborar documentos licitatorios de acuerdo con el tipo de concurso que corresponda, actas de paneles, matrices y documentos contractuales pertinentes a compras de bienes alimentarios, no alimentarios y servicios.
• Apoyar en la revisión documentos antes del lanzamiento de licitaciones, velando por que se reciba toda la documentación justificativa.
• Participar como secretaria(o) en paneles o comités de compras para definición de adjudicaciones.
• Utilizar el portal de licitación, SAP para registro de órdenes de compra, Supply Chain Import Parity System (SCIPs) para ingreso de alimentos, y orientar a personal de soporte del área en su uso, cuando corresponda
• Asegurar que los expedientes de cada proceso de adquisición queden debidamente respaldados, a través del escaneo de todos los documentos de compras para la base de datos digital, el registro actualizado en el sistema SAP, y su correspondiente impresión y fotocopiado para los respaldos físicos.
• Apoyar con el archivo de la documentación.
• Llevar el control de vigencia de contratos en general y uso de Acuerdos a Largo Plazo.
• Apoyar en estudios de mercado para proveedores en general.
• Apoyar en la recopilación de información y control para los proveedores de alimentos, así como el seguimiento con las verificadoras y departamento de calidad y seguridad alimentaria.
• Las demás actividades asignadas por su línea de supervisión.

Requirements

• Estudios de bachillerato completos. Se valorará positivamente a las personas con estudios superiores en Administración de Empresas, Comercio Exterior, Economía, o afines
• Al menos cuatro años de experiencia relevante en trabajos con responsabilidad progresiva funciones de asistencia en compras locales e internacionales.
• Se valorará positivamente a quienes tengan experiencia en adquisición de alimentos.
• Experiencia en identificación, registro y evaluación de proveedores, y estudios de mercados.
• Deseable experiencia en áreas de compras en el sistema de Naciones Unidas u Organismos Internacionales.
• Manejo solvente de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams)
• Habilidad para aprender y manejar sistemas corporativos
• Apego al cumplimiento de normas y regulaciones
• Alta capacidad de organización y seguimiento
• Capacidad de trabajar bajo presión
• Capacidad analítica y atención al detalle
• Capacidad de comunicación escrita para generar documentos con prolijidad y calidad
• Manejo de altos volúmenes de información con orden y confidencialidad
• Capacidad para trabajar en equipo en un grupo humano diverso y actitud de servicio al cliente interno
• Deseable conocimiento de plataformas de recolección y análisis de datos (Kobo, ODK, Power BI u otras).
• Fluidez en español (oral y escrito) o español como lengua materna
• Se dará preferencia a quienes acrediten nivel intermedio de inglés (oral y escrito)

Skills

• Local Procurement
• International Procurement
• Supplier Identification
• Supplier Evaluation
• Market Research
• Procurement Documentation
• Contract Management
• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint
• Microsoft Outlook
• MS Teams
• Corporate Management Systems
• Compliance with Regulations
• Organizational Skills
• Analytical Skills
• Attention to Detail
• Written Communication
• Data Confidentiality
• Data Management
• Data Collection Platforms
• Power BI

Languages

Spanish, English