Auxiliar Administrativo y Financiero

The Auxiliar Administrativo y Financiero provides administrative, financial, and logistical support to UNODC projects in Bolivia, ensuring effective budgetary execution and operational efficiency. The role involves managing financial documentation, supporting logistics for events and travel, and maintaining office records in compliance with institutional procedures.

Responsibilities

• Brindar apoyo administrativo y financiero del proyecto, realizando el seguimiento a la organización de archivos y documentos de la ejecución presupuestaria, desembolsos, pagos y obligaciones financieras, conforme a los procedimientos establecidos, incluyendo escaneo, fotocopiado, ingreso de datos y gestión de registros.
• Gestionar en el archivo y mantenimiento de los registros de la oficina.
• Mantener registros e informes precisos (por ejemplo, controles de asistencia, bitácoras, facturas o suministros), garantizando su actualización y presentación oportunas cuando sea necesario.
• Colaborar en la coordinación logística de reuniones, talleres, viajes y eventos.
• Apoyar en la organización de eventos corporativos, talleres y retiros institucionales.
• Apoyar el control de existencias e inventario de suministros, materiales consumibles y activos.
• Colaborar en actividades de adquisiciones, como la creación de requisiciones, recepción de bienes y solicitudes de pago en el sistema ERP cuando se le indique.
• Gestionar los viajes del personal, incluyendo reservas, aspectos logísticos y la obtención de autorizaciones de seguridad.

Requirements

• Título de educación secundaria (o equivalente) con 3 años de experiencia relevante O Título universitario de grado (Licenciatura o equivalente) en Administración de Empresas, Auditoría, Ingeniería Comercial o carreras relacionadas con la posición y 0 (cero) años de experiencia.
• Experiencia relevante en apoyo/soporte documental y logístico de la gestión administrativa/financiera, incluyendo procesos de organización de archivo presupuestal, financiero, conciliaciones, gestión de pagos, registros contables o actividades afines.
• Deseable experiencia en organismos internacionales, agencias de cooperación o instituciones públicas y privadas de alcance nacional.
• Se valora la experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, etc.) y de sistemas de gestión basados en la web.
• Spanish native proficiency required.
• English intermediate proficiency desirable.

Skills

• Financial Documentation
• Budgetary Execution Support
• Administrative Support
• Logistical Support
• Financial Reconciliation
• Payment Management
• Accounting Records Management
• Documentary Support
• Archive Organization
• Microsoft Office Suite
• G-Suite
• Web-based Management Systems

Languages

Spanish, English