Project Assistant

The Project Assistant will support the coordination, implementation, and monitoring of the regional programme "Planifier pour l’éducation inclusive" under the supervision of the Project Coordinator and the Head of the IIEP-UNESCO Africa office. The role involves administrative support, event organization, communication, and assistance with training and community of practice activities.

Responsibilities

• Appuyer la coordination, la gestion, la mise en œuvre et le suivi du programme régional « Planifier pour l’éducation inclusive ».
• Aider à l’élaboration, au suivi et à l'actualisation du calendrier des activités du programme.
• Fournir des services administratifs, y compris organisation des réunions, prise de notes, rédaction des comptes rendus, classement et archivage des documents.
• Maintenir un répertoire des noms et contacts des partenaires.
• Appuyer la communication avec les points focaux du programme, les Ministères partenaires et autres partenaires.
• Assurer la traduction de divers textes selon les besoins.
• Appuyer l’organisation et le bon déroulement d’ateliers, rencontres, réunions et évènements en présentiel et en ligne.
• Appuyer la préparation logistique et technique des missions de terrain.
• Appuyer la mise en œuvre de l’approche de suivi-évaluation et capitalisation du programme, y compris collecte et analyse de données, rédaction des rapports, et application des mesures correctives.
• Appuyer la coordination et le suivi de la formation « Fondements de la planification du secteur de l’éducation pour l’inclusion des personnes en situation de handicap ».
• Suivre l’enrôlement et la participation des participants à la formation, notamment ceux en situation de handicap.
• Appuyer la gestion de la communauté de pratique sur la planification du secteur de l’éducation pour l’inclusion des personnes en situation de handicap (CoP-DIESP), y compris recrutement, organisation d’événements en ligne, curation de documents et animation.
• Appuyer la mise en œuvre des composantes 3 et 4 du programme au Sénégal, en Sierra Leone et en Guinée Bissau.
• Appuyer au besoin le personnel de l’IIPE-UNESCO en Afrique.

Requirements

• Diplôme d'études secondaires techniques ou professionnelles.
• Minimum 3 années d’expérience en gestion de projets, coordination administrative et logistique.
• Expérience dans l’organisation d’événements (ateliers, webinaires, missions de terrain).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint.
• Bonnes compétences analytiques.
• Excellentes aptitudes de communication et interpersonnelles.
• Capacité à travailler dans un environnement diversifié et multiculturel.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Capacité à travailler sous pression, à prêter attention aux détails et à la qualité du travail et à apprendre rapidement dans le poste.
• Autonomie et proactivité.
• Très bonnes compétences en communication orale et écrite en français ou en anglais et bonne connaissance de l’autre langue.
• Diplôme universitaire en gestion de projets, sciences sociales, administration ou domaines similaires (désirable).
• Expérience de travail avec des organisations internationales, idéalement dans le secteur de l’éducation (désirable).
• Expérience dans le suivi budgétaire et administratif (contrats, factures, TDR) (désirable).
• Expérience en suivi-évaluation et capitalisation (désirable).
• Expérience dans la gestion de communautés de pratique en ligne (désirable).
• Familiarité avec les thématiques liées au handicap et à l’inclusion (désirable).
• Maîtrise des outils de visioconférence (Zoom) et gestion technique/logistique des sessions online (désirable).
• Bonne connaissance des plateformes de formation en ligne (Moodle) et des outils de sondage (SurveyMonkey, Mentimeter) (désirable).
• Bonnes compétences en communication orale et écrite en portugais (désirable).

Skills

• Project Management
• Administrative Coordination
• Logistics Coordination
• Event Organization
• Workshop Facilitation
• Webinar Management
• Field Mission Support
• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint
• Analytical Skills
• Oral Communication
• Written Communication
• Multicultural Work Environment
• Attention to Detail
• Working Under Pressure
• Autonomy
• Proactivity
• Budget Monitoring
• Contract Management
• Invoice Processing
• Terms of Reference
• Monitoring and Evaluation
• Online Community Management
• Zoom
• Moodle
• SurveyMonkey
• Mentimeter

Languages

French, English, Portuguese