Asociado/a de Proyecto

The Associate Project Officer will support project management, coordination, monitoring, evaluation, and administrative processes for the project “Latidos del Barrio: Cultura que Transforma Comunidades” in Panama. The role involves assisting with planning, documentation, reporting, and capacity building activities under the supervision of the Project Coordinator.

Responsibilities

• Apoyar a el/la Coordinador/a de Proyecto en la planificación, coordinación y seguimiento de la implementación de las actividades del proyecto.
• Apoyar a el/la Coordinador/a de Proyecto y a el/la Especialista de Monitoreo y Evaluación del PNUD y del proyecto en la coordinación de los procesos relacionados con el monitoreo, evaluación y la gestión de los recursos del proyecto.
• Apoyar en la elaboración de términos de referencia (TdR), especificaciones técnicas y otros documentos requeridos para la contratación de consultores, contratistas y servicios del proyecto.
• Gestionar y dar seguimiento a las solicitudes de viaje, procesos de adquisiciones, microcompras, contrataciones y demás procesos administrativos del proyecto, velando por el cumplimiento de los procedimientos del PNUD y los cronogramas establecidos.
• Coordinar con las áreas de operaciones y otras unidades de apoyo el procesamiento oportuno de las transacciones administrativas y operativas del proyecto.
• Consolidar la información requerida para la preparación de informes semestrales, anuales, planes operativos anuales y otros reportes de gestión del proyecto, asegurando la calidad, consistencia y oportunidad de la información presentada.
• Velar por la integridad, actualización y disponibilidad de la documentación técnica y programática del proyecto, en coordinación con el personal de apoyo administrativo.
• Dar seguimiento al control y organización de la documentación técnica y administrativa del proyecto, asegurando que se encuentre completa y disponible para procesos de monitoreo, auditoría y rendición de cuentas.
• Recopilar las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto.
• Coordinar los requerimientos administrativos y logísticos necesarios para la ejecución de las actividades del proyecto, asegurando el cumplimiento de los procedimientos institucionales y la oportuna realización de las actividades programadas.
• Dar seguimiento a la ejecución de las actividades programadas y coordinar con las áreas de apoyo correspondientes para asegurar su adecuada implementación.
• Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos para el personal del proyecto.
• Brindar apoyo a otras actividades de fortalecimiento de capacidades, incluyendo el diseño y la entrega de herramientas, materiales para talleres o plataformas que aprovechen la inteligencia colectiva de las comunidades y movilicen la acción.
• Brindar apoyo en la difusión e intercambio de datos relevantes y lecciones aprendidas dentro de la oficina de país y a nivel regional.
• Mantenerse al tanto de las mejores prácticas emergentes a nivel nacional, regional e internacional relacionadas con el trabajo del proyecto asignado.
• Realizar contribuciones valiosas a redes de conocimiento y comunidades de práctica.
• Apoyar la recopilación y sistematización del conocimiento, los productos y las herramientas del proyecto, así como su amplia distribución a los socios.

Requirements

• Educación secundaria completa es requisito.
• Estudios universitarios (a nivel de licenciatura completa) en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Finanzas, Economía o disciplinas afines a estas carreras será dada debida consideración, pero no es un requisito.
• Mínimo seis (6) años (con secundaria completa) o tres (3) años (con licenciatura completa) de experiencia en gestión de proyectos.
• Experiencia en el manejo de herramientas informáticas como MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Experiencia en el manejo/desarrollo logístico en la organización de reuniones, eventos o talleres de programa/proyecto (deseada).
• Experiencia en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios (deseada).
• Experiencia en el manejo de procedimientos administrativos en programas y/o proyectos (deseada).
• Experiencia en agencias del Sistema de Naciones Unidas, organismos multilaterales y/o sector público (deseada).
• Experiencia en el PNUD (deseada).
• Fluidez en español es un requisito.
• Deseable nivel básico de lectura y escritura en inglés (no es un requisito excluyente).

Skills

• Project Management
• Microsoft Office Suite
• Excel
• Word
• Power Point
• Outlook
• Teams
• Logistics Coordination
• Event Organization
• Procurement Procedures
• Administrative Procedures
• Monitoring and Evaluation
• Reporting
• Capacity Building
• Program Coordination

Languages

Spanish