Procurement Coordinator

The Procurement Coordinator is responsible for ensuring that Plan International Chad acquires the necessary goods, services, and works within required timelines for project and program implementation. The role involves coordinating procurement activities nationally, providing technical support to field teams, and managing supplier relationships under the supervision of the Supply Chain Manager.

Responsibilities

• Coordonner la mise en place du plan annuel d'approvisionnement sous la supervision du Supply Chain Manager.
• Assurer la consolidation des plans annuel d’approvisionnement pays et en sortir une stratégie d’achat pays garantissant la conformité aux procédures, politiques ainsi que l’économie de coût pour Plan International TCHAD.
• Assurer le suivi et rapportage mensuel des plans d’achats des différents bureaux terrains et faire la mise à jour sur le consolidé national en conséquence ; informer son superviseur sur tout point nécessitant une attention particulière sur la mise en œuvre des plans d’achat et de la stratégie d’achat.
• Conduire une analyse trimestrielle approfondies de la mise en œuvre du plan d’achat consolidé pays et dégager les leçons apprises et les réajustements futures en la matière.
• Orienter, supporter et assister les chefs des projets/département dans l’élaboration des plans d’achats.
• S’assurer que toutes les demandes d’achat reçues ont les approbations nécessaires et comportent les spécifications, annexes et informations suffisantes pour le traitement.
• Suivre les processus de consultation et de collecte des offres conformément au manuel des opérations de la chaîne d’approvisionnement.
• S'assurer que tous les fournisseurs à consulter par processus de cotation proviennent de la liste des fournisseurs approuvés sauf dérogation reçues exceptionnellement.
• Comparer les offres des différents fournisseurs et faire les recommandations pertinentes garantissant les combinaisons optimales et protectrices pour Plan International.
• Gérer le processus d’appel d’offre national et international sous la supervision du Supply Chain Manager.
• Assurer le briefing des membres du comité d’appel d’offre sur leurs rôles, responsabilités ainsi que les étapes clés en début de chaque des travaux de comité de selection des offres.
• Participer à l'élaboration des contrats ; mettre en place et organiser des modèles types de contrats standard pouvant être utilisés dans le cadre du processus de passation de marchés.
• Veiller à ce que des clauses protectrices de Plan International sont incluses dans les contrats et assurer le suivi pour la mise en œuvre cohérente de toutes les dispositions contractuelles.
• S’assurer que le contrôle antiterroriste sont effectués avant tout premier contractualisation avec un fournisseur nouveau.
• S'assurer que les produits sont livrés en temps voulu et en conformité aux demandes en termes de qualités.
• Assurer des négociations conduisant à garantir les prix, les délais de livraison et les conditions de paiements favorables pour Plan International pendant le processus d’achat.
• Assurer les contrôles nécessaires lors des approbations de bons commandes sous son seuil selon la délégation d’autorité en place.
• Coordonner le processus de mise en place/renouvellement de la liste de fournisseurs préqualifiés sur le plan national (bureau coordination et terrain).
• Communiquer la liste des fournisseurs préqualifiés à l'ensemble du personnel concerné.
• Coordonner les évaluations annuelles de performances des fournisseurs aux niveaux du bureau de coordination et des bureaux terrains et faire des recommandations.
• S’assurer que les dossiers/classeurs fournisseurs sont en place et tenus à jour avec les documents pertinents sur l’historique de chaque fournisseurs.
• Créer un maintenir des canaux officiels de communication avec les fournisseurs dans le cadre des achats ainsi que pour la résolution des problèmes transactionnels lors des paiements.
• Prendre de disposition pour résoudre les divergences de prix et de conditions de facturation dans le traitement des commandes.
• Conduire des formations périodiques sur les procédures, politiques, outils d’achat à l’endroit du personnel de la chaîne d’approvisionnement et des autres fonctions.
• Conduire les inductions des nouveaux staffs sur les procédures et outils d’achat.
• Veiller à ce que l'ensemble du personnel soit informé des documents requis lors de l'élaboration des contrats avec les fournisseurs et les partenaires.
• Faire le suivi avec les Supply Chain officer des PIIA la mise à jour du Procurement Plan et du LTA Tracker.
• Tenir à jour le tableau de suivi des achats du bureau coordination et faire les analyses et partages périodiques (hebdomadaire et mensuels).
• S’assurer que la performance du pays en terme de qualité des données SAP procurement sont au standard.
• Assurer un système d’archivage électronique et physique cohérent et sécurisé de tous les dossiers d’achat soumis aux paiements.
• Supervise, encadre et accompagne l’équipe achat sous sa responsabilité.
• Adhérer à toutes les règles et réglementations pertinentes et veiller à ce qu'elles soient respectées.
• Mettre en œuvre toutes les activités/actions pertinentes liées à l'approvisionnement afin d'assurer un bon fonctionnement des activités de Plan International TCHAD.
• Mettre en œuvre toutes les autres activités requises par le Supply Chain Manager et le chef des opérations.
• S'assurer que les politiques globales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et l'égalité des sexes et l'inclusion sont pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique.
• Gérer les problèmes complexes avec efficacité optimale.
• Capacité d'être en mesure de travailler sous pression et d'équilibrer les besoins de l’organisation.
• Négociation et diplomatie avec les collaborateurs internes et externes dans la résolution des problèmes.
• Capacité à assurer le suivi correct de l’agenda du département Supply Chain.

Requirements

• Diplôme universitaire (du niveau master ou équivalent) en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en gestion et administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• 5 ans d'expérience pratique dans un poste similaire, dont la plupart devraient de préférence provenir du secteur humanitaire/ONG.
• Expérience dans un environnement similaire avec une échelle significative de gestion de la logistique et des achats à l'échelle nationale, y compris la gestion des achats, de l'entreposage, de la flotte et de la sécurité.
• Expérience antérieure dans la gestion et le développement d'équipes et capacité à diriger, motiver et développer les autres.
• Solides compétences en leadership et en relations interpersonnelles avec une capacité particulière à sortir des sentiers battus.
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, avec la capacité de rendre compte et de démontrer l'amélioration des performances et l'efficacité grâce à des rapports précis et concis.
• Excellentes compétences en communication.
• Solides compétences informatiques, notamment Excel et les logiciels de gestion intégrée des ressources (ERP) (SAP, Microsoft Dynamics…).
• Connaissance et expérience de la gestion de projet.
• Solides compétences techniques en chaîne d'approvisionnement avec une expérience significative dans la direction de chaînes d'approvisionnement sur plusieurs sites.
• La connaissance des tendances et des contraintes du secteur humanitaire serait un avantage.
• Une expérience dans les chaînes d'approvisionnement internationales et les réglementations douanières serait un avantage.
• La formation et le renforcement des capacités seraient un avantage.
• Une qualification professionnelle et une affiliation à une institution reconnue d'achat et d'approvisionnement.
• Expérience de travail dans des systèmes et un environnement basé sur ERP.
• Une expérience de travail dans des interventions d'urgence à grande échelle / rapides serait un avantage.
• Bonne connaissance des législations administratives et fiscales du Tchad.

Skills

• Supply Chain Management
• Procurement Management
• Logistics Management
• Warehouse Management
• Fleet Management Operations
• Security Management
• Team Leadership
• Staff Development
• Analytical Reporting
• Performance Improvement
• Excel
• ERP Systems
• SAP
• Microsoft Dynamics CRM
• Project Management
• International Supply Chains
• Customs Regulations
• Capacity Building
• Humanitarian Supply Chain
• Emergency Response Logistics
• Administrative and Tax Legislation

Languages

French