Analista de Operación de Recaudo

El Analista de Operación de Recaudo ejecuta y da seguimiento a actividades operativas clave del proceso regional de recaudo de Donantes Individuales, asegurando la calidad de la información, el cumplimiento de procedimientos y la continuidad operativa del servicio. Además, genera información y alertas que apoyan el seguimiento y la toma de decisiones bajo los lineamientos del Coordinador del CSC-DI.

Responsibilities

• Ejecutar y monitorear las actividades operativas del proceso regional de recaudo, asegurando su registro, seguimiento, calidad y escalamiento oportuno conforme a procedimientos definidos.
• Realizar actualizaciones, consultas, registros y validaciones en el CRM y en las plataformas de recaudo, de acuerdo con los permisos y lineamientos establecidos.
• Ejecutar actividades de cobranza y procesamiento de recaudo, incluyendo preparación y procesamiento de archivos, débitos, actualización de respuestas y estados de donación, gestión de inconsistencias y seguimiento de cobros no efectivos.
• Ejecutar actividades críticas asignadas del proceso, incluyendo conciliaciones, cierres operativos, interfaces financieras, carga de información y demás tareas previstas en los calendarios y controles aprobados.
• Apoyar la gestión de devoluciones autorizadas y el seguimiento de casos operativos relacionados con el recaudo, escalando oportunamente aquellos que requieran decisión del Coordinador o de otras áreas.
• Brindar apoyo técnico puntual a las personas que participan en el proceso, compartiendo instrucciones operativas aprobadas y escalando dudas o desviaciones al Coordinador del CSC-DI.
• Apoyar la distribución y seguimiento de actividades operativas entre los asistentes asignados al proceso, cuando así sea definido por el Coordinador, sin asumir responsabilidades de supervisión administrativa o gestión del desempeño.
• Documentar procedimientos, instrucciones y aprendizajes operativos que faciliten la continuidad y transferencia de conocimiento.
• Apoyar el uso operativo y seguimiento de las herramientas tecnológicas de recaudo, documentando incidencias, necesidades de mejora y requerimientos funcionales para revisión y priorización del Coordinador y de las áreas técnicas responsables.
• Participar en pruebas funcionales de CRM, plataformas de recaudo, integraciones y automatizaciones, siguiendo los lineamientos definidos y documentando resultados, incidencias y necesidades de ajuste.
• Identificar y documentar oportunidades de mejora, simplificación, automatización, estandarización e integración en el proceso de recaudo, y apoyar la implementación de las mejoras aprobadas por el Coordinador.
• Apoyar la transición progresiva de soluciones locales o manuales hacia herramientas organizacionales, aportando información sobre necesidades operativas, pruebas y validaciones funcionales.
• Preparar análisis operativos e indicadores de recaudo que permitan identificar variaciones, incidencias, tendencias y oportunidades de mejora para revisión del Coordinador.
• Preparar y compartir reportes operativos periódicos con el Coordinador del CSC-DI y las áreas involucradas, según los canales, formatos y calendarios definidos.
• Proporcionar información completa, consistente y trazable sobre recaudo, cobros no efectivos, conciliaciones, incidencias y demás variables operativas que sirvan de insumo para la toma de decisiones y las acciones de recuperación.
• Apoyar la coordinación operativa con bancos, plataformas de recaudo, proveedores tecnológicos, Finanzas, TI y oficinas de país, dando seguimiento a incidencias, pruebas, requerimientos y actividades previamente definidas.
• Dar seguimiento a solicitudes y situaciones que afecten la operación, manteniendo informadas a las partes correspondientes y escalando oportunamente los asuntos que excedan su ámbito de decisión.
• Identificar, registrar y escalar riesgos e incidencias operativas del proceso de recaudo, apoyando la ejecución de controles y planes de contingencia aprobados.
• Mantener actualizada la documentación operativa, registros y evidencias del proceso que le sean asignados, contribuyendo a la continuidad del servicio y a la reducción de dependencias de personas.
• Apoyar la transferencia de conocimiento mediante documentación, guías de uso, sesiones de transferencia y orientación puntual a usuarios del proceso cuando sea requerido.

Requirements

• Profesional en áreas administrativas, contables, financieras o ingeniería.
• Experiencia mínima de 3 años en el sector de ONG en recaudo (cobranza de donaciones o procesos similares).
• Al menos 2 años de experiencia trabajando con bases de datos de clientes / donantes (CRM).
• Experiencia en CRM, recaudo, automatización y análisis de datos, preferiblemente en CRM Microsoft Dynamics o Salesforce.
• Dominio avanzado de Excel; deseable Power BI, Power Query, Power Automate y Dynamics.
• Experiencia en gestión de mejora de los procesos.
• Experiencia en cobros y presupuesto, preferible experiencia en operación masiva de débitos recurrentes.
• Habilidades de comunicación para interactuar con las partes interesadas.

Skills

• Donation Collection
• CRM Management
• Microsoft Dynamics CRM
• Salesforce
• Data Analysis
• Excel
• Power BI
• Power Query
• Power Automate
• Process Improvement
• Budget Management
• Recurrent Debit Operations
• Customer Database Management
• Financial Operations
• Operational Monitoring

Languages

Spanish