HR and Admin Technical Assistant DR Congo Mahagi

The HR/Admin Technical Assistant supports the Administration and Human Resources Department in the daily implementation of administrative and HR activities at the NRC Sub-Office in Mahagi. The role involves ensuring compliance with NRC policies and procedures, managing administrative documentation, supporting recruitment processes, and maintaining personnel records.

Responsibilities

• Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC.
• Assiste dans la mise en œuvre de la fonction Administrative conformément au plan d'action de la mission.
• En collaboration avec la HR/Admin Officer, il s'assure de l'archivage correct des documents administratifs en dur et en électronique sur filing tree dans le respect du modèle de classement mis en place.
• Fait preuve de maturité dans son travail, propose des idées pour favoriser l'amélioration de la fonction administrative/RH dans le Sous-Bureau de Mahagi.
• Contribue à la bonne gestion des activités administratives/HR dans le Sous-Bureau de Mahagi.
• Est responsable de la réception et de l’expédition du courrier interne/externe au niveau du Sous-Bureau de Mahagi, s’assure de la distribution du courrier reçu et tient à jour un registre de suivi ;
• Est responsable de l’archivage (en dur et électronique) de tous les documents administratifs (baux, conventions médicales et autres contrats liées aux activités administratives) ; mais aussi, l’archivage (en dur et électronique) de toutes les factures des partenaires et les preuves de paiement y afférentes ;
• Est le point focal pour les relations avec la CNSS (enrolement, paiement cotisations, etc) ;
• Apporte un support dans le processus de recrutement de la main d’oeuvre occasionnelle (publication, collecte des dossiers, organisation de tests ecrits et interviews) ;
• Constitue le dossier de chaque nouvel employé à son entrée et se rassure que tous les documents sont disponibles et complets selon la checklist  de NRC ;
• Se rassure que chaque nouvel employé de Mahagi a signé un Job Description conjointement avec son superviseur et qu’il y a une copie bien classée dans son dossier ;
• Tient et met à jour de manière permanente les dossiers du personnel du Sous-Bureau de Mahagi ;
• S’assure que l’archivage en dur et électronique sur filing tree des dossiers du cycle des employés (de l’entrée à la sortie) du Sous-Bureau de Mahagi est bien fait ;
• Fait le suivi mensuel des mouvements (congés annuels, congés de circonstances, jours fériés) et transmet mensuellement le tracker à jour à la HR/Admin Officer pour vérification ;
• Assure une bonne documentation/classement en dur et électronique des copies des déclarations et peuves de paiements ;
• Fait signer les bulletins de paie à la fin de chaque mois aux personnels du Sous-Bureau de Mahagi et les archive conformément aux directives données ;
• Met à jour et fait le suivi des timesheets du personnel national du Sous-Bureau de Mahagi ;
• Fait rapport régulièrement à sa hiérarchie sur ses activités afin d’obtenir son appui en cas de nécessité ;
• Effectue toutes autres tâches assignées par son superieur hierarchique.

Requirements

• Être détenteur d’un diplôme universitaire en droit, finance, comptabilité, économie, gestion et administration des affaires, ou discipline pertinente.
• Capacités de respect des deadlines
• Capacité de rédaction des rapports clairs et concis
• Maîtrise du pack Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) ainsi que d’autres outils d’analyse et de traitement des données
• Bonne maitrise de la gestion des voyages et des bases/hébergements.
• Maîtrise du français, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Element à attacher (Cv à jour avec trois personnes de reference,lettre de motivation,attestation de service rendu et autres documents nécéssaires).

Skills

• Report Writing
• Deadline Management
• Data Analysis
• Travel Management
• Accommodation Management
• Personnel Records Maintenance
• Recruitment Support
• Microsoft Office Suite
• Word
• Power Point
• Excel
• Outlook

Languages

French