Asistente de Programas

Este puesto coordina los procesos y trámites administrativos de la Unidad de Programa o del departamento de programas en CO, asegurando el cumplimiento del presupuesto, estrategia e indicadores a través de los proyectos, así como las normas y políticas internas. Apoya en la comunicación, control de suministros, administración de caja chica y coordinación con otros departamentos y entidades externas.

Responsibilities

• Coordinar procesos y trámites administrativos de la Unidad de Programa o departamento de programas.
• Apoyar en la comunicación entre facilitadores/promotores y departamentos de soporte incluyendo patrocinio.
• Consolidar, distribuir, recepcionar y enviar documentación física y digital entre equipos y departamentos.
• Apoyar en la comunicación con ministerios, secretarías, municipalidades, mesas técnicas, redes técnicas y otras entidades.
• Apoyar con la recepción y resguardo de bienes y equipos requeridos por el equipo de programas.
• Apoyar con controles internos definidos por el departamento de programas.
• Recepción de visitantes y comunicación externa.
• Apoyar con archivos físicos, digitales y minutas de reuniones.
• Apoyar en el desarrollo de eventos de coordinación interinstitucional.
• Ingreso de solicitudes de pedido en SAP y seguimiento a liberaciones de solicitudes y órdenes de compra.
• Completar formatos de requerimientos de pago y liquidaciones propias de programas.
• Velar por el cumplimiento de políticas corporativas y fomentar ambientes agradables de trabajo.
• Apoyar con controles, recepción y envío de información referente a flota, P&C y patrocinio.
• Asegurar la existencia de suministros para el personal.
• Administrar fondos de caja chica garantizando manejo eficiente.
• Atender vía telefónica y personalmente a visitantes con buen servicio y comunicación respetuosa.
• Dar apoyo en acciones de respuesta a emergencias según planes y protocolos establecidos.

Requirements

• Estudios Universitarios en Administración de Empresas o carrera afín.
• Experiencia mínima de dos años en posiciones similares.
• Conocimientos de trabajo de ONG´s.
• Manejo de paquetes de office.
• Excelentes relaciones interpersonales.
• Espíritu de servicio.
• Capacidad de trabajo bajo presión.
• Capacidad de planificación, organización, coordinación, seguimiento y cierre de procesos.
• Nivel básico de idioma inglés (deseable).
• Asume el compromiso de cero tolerancias al abuso infantil y se compromete con el Código de Conducta.
• Empatía con la igualdad de género, multiculturalidad y enfoque de derechos.
• Promueve la política de protección de la niñez y la de igualdad de género.
• Sensibilidad social.

Skills

• Program Coordination
• Administrative Processes Support
• Budget Compliance
• Office Applications
• Supplier Management
• Petty Cash Management
• Process Planning
• Process Organization
• Process Coordination
• Process Monitoring
• Process Closure
• NGO Operations
• Basic English
• Child Protection Policies
• Gender Equality Policy Advocacy

Languages

Español, Inglés