Assistente de Apoio à Gestão de Projetos [Protegendo Futuros]

O Assistente de Apoio à Gestão de Projetos apoiará a execução de transações e processos administrativos e operacionais necessários para a implementação e o monitoramento eficazes dos projetos, contribuindo para a entrega pontual em conformidade com os procedimentos e diretrizes estabelecidos.

Responsibilities

• Fornecer suporte administrativo para o planejamento, implementação, monitoramento e relatórios do projeto, em conformidade com as regras, regulamentos e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) aplicáveis.
• Auxiliar na manutenção de ferramentas de acompanhamento do projeto para monitorar entregas, contratos, viagens, workshops e subsídios.
• Apoiar a preparação e formatação de relatórios, materiais informativos, apresentações e atas de reuniões.
• Garantir o arquivamento, organização e armazenamento adequados da documentação do projeto (eletrônica e física).
• Participar de reuniões regulares da equipe e fornecer atualizações sobre as tarefas atribuídas.
• Auxiliar na organização logística de reuniões, workshops, conferências e eventos, incluindo providências de viagem, hospedagem e alimentação.
• Preparar autorizações de viagem e processar a documentação relacionada a viagens para a equipe e parceiros, de acordo com as políticas e procedimentos aplicáveis.
• Fazer o contato com fornecedores e participantes sobre questões logísticas e acompanhar os arranjos de rotina.
• Fazer o contato e o acompanhamento com especialistas no assunto e demais membros da equipe do projeto sobre a organização das atividades.
• Compilar e verificar documentações de suporte, faturas e entregas contratuais para o processamento de pagamentos e administração de contratos.
• Manter planilhas e ferramentas de acompanhamento de compras e pagamentos para fins de referência.
• Apoiar a manutenção de registros de compras e transações administrativas.
• Solicitar e acompanhar os processos de compras e pagamentos conforme solicitado.
• Apoiar a organização de sessões de treinamento e atividades internas de compartilhamento de conhecimento.
• Participar de iniciativas de compartilhamento de conhecimento e Comunidades de Prática (CoPs).
• Auxiliar na compilação de informações e na realização de pesquisas básicas para apoiar relatórios e documentações.
• Contribuir para a manutenção de arquivos compartilhados do projeto e plataformas de colaboração

Requirements

• Ensino médio completo, ou equivalente, com 4 (quatro) anos de experiência relevante; ou Graduação, ou equivalente, em Relações Internacionais, Administração Pública, Ciências Sociais ou áreas correlatas, com 0 (zero) ano de experiência relevante.
• Experiência relevante em apoio a gestão de projetos ou áreas similares.
• Proficiência comprovada no uso de ferramentas de colaboração e produtividade, como MS Office, G-Suite, entre outras, e de sistemas de gestão baseados na web.
• Alguma experiência de trabalho em organização do Sistema das Nações Unidas poderá ser considerada um diferencial.
• Experiência comprovada em apoio à gestão de projetos, preferencialmente em organizações internacionais, instituições do setor público ou contextos de cooperação.
• Experiência demonstrada na elaboração de relatórios técnicos, apresentações e documentos institucionais.
• Experiência na organização de reuniões e eventos.
• Experiência no monitoramento de atividades e na sistematização de informações.

Skills

• Project Management Support
• Technical Report Preparation
• Presentation Development
• Meeting Organization
• Event Coordination
• Activity Monitoring Systems
• Information Systematization
• Microsoft Office Suite
• G-Suite
• Web-based Management Systems

Languages

Portuguese, English