Assistant - IT aux opérations du programme

The Assistant - IT aux opérations du programme will provide first-level IT support to all staff and interns at IIEP-UNESCO in Africa, managing helpdesk services, maintaining IT infrastructure, and supporting teleconferences and events. The role involves troubleshooting, advising on software use, managing hardware and software installations, and ensuring smooth IT operations in collaboration with relevant teams.

Responsibilities

• Assurer le support informatique de premier niveau à l'ensemble du personnel et des stagiaires de l'IIEP par l'intermédiaire du service d'assistance Helpdesk.
• Gérer le système du service d'assistance.
• Diagnostiquer, détecter, résoudre et assurer le suivi des problèmes informatiques, notamment, mais sans s'y limiter : conseiller le personnel sur l'utilisation correcte des logiciels tels que MS Office, MS Teams et autres logiciels pertinents, sauvegarde et restauration des données, recherche et récupération de données provenant de sources internes et externes, services de dépannage (impression, connexion Internet, etc.).
• En collaboration avec l'équipe informatique de l'IIEP à Paris, gérer et assurer la maintenance de l'infrastructure informatique physique (serveurs, téléphonie, connexions par câble et Wi-Fi, etc).
• Réalise l'installation des ordinateurs et s'assure que ceux-ci sont à jour avec les derniers correctifs et les dernières définitions antivirus.
• Assurer le soutien informatique pour les téléconférences, les vidéoconférences et les événements majeurs.
• Assurer la gestion technique informatique lors de réunions / ateliers physiques.
• En cas d'événement en ligne, gérer les sessions en créant le lien d'invitation, ajouter des interprètes à la réunion, assister les sessions en enregistrant, en réalisant des sondages, en partageant des documents, etc.
• Assurer des tâches techniques, notamment l'installation de matériel et de logiciels (y compris la gestion des licences), les mises à niveau et les réparations courantes.
• Gère les stocks de matériel informatique et les pièces de rechange, et effectue les réparations courantes. Contacte les fabricants en cas de rappels ou de réparations sous garantie ou non.
• En collaboration avec l'équipe finance, tenir à jour un inventaire des équipements logiciels, matériels informatiques, stations de travail et mobiliers, y compris dans le système de gestion des actifs.
• S'acquitte de tout autre tâche informatique pertinente demandée par l'Administrateur (finance et administration) ou le Responsable Informatique afin d'assurer le succès de l'équipe.

Requirements

• Etudes secondaires, techniques ou professionnel octroyant un diplôme dans le domaine des technologies de l'information.
• Certifications pertinentes en gestion du matériel et des logiciels.
• Un Diplôme universitaire ou certification en technologie de l'information est désirable.
• Un minimum de 3 années d’expérience dans le domaine des technologies de l'information, notamment le service d'assistance, la maintenance du matériel informatique et des progiciels et applications, de préférence au sein d'une organisation internationale.
• Expérience au sein d'une agence des Nations Unies est un atout.
• Excellent sens de l'organisation et forte volonté d'obtenir des résultats.
• Connaissance avérée des processus, méthodes et procédures informatiques.
• Excellentes compétences en matière de matériel et de logiciels informatiques, notamment dans l'utilisation d'applications telles que la suite MS Office, la gestion d'Active Directory ainsi que la maitrise des outils de communications en ligne tels que Teams, Zoom, etc...
• Capacité à travailler en équipe, dans un esprit de collégialité et de soutien mutuel.
• Capacité à travailler avec des personnes issues de milieux culturels différents.
• Flexibilité et adaptabilité, la charge de travail pouvant fluctuer.
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office et des systèmes de vidéoconférence, tels que Zoom et Microsoft Teams avec une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
• Excellentes compétences en matière de communication.
• Excellente maitrise du français ou de l'anglais et bonne connaissance de l'autre langue.
• La connaissance du Portugais est un atout

Skills

• ICT Hardware Maintenance
• Software Support
• Helpdesk Services
• Active Directory Management
• Microsoft Office Suite
• Virtual Communication Tools
• Zoom
• MS Teams
• IT Troubleshooting Support
• IT Infrastructure Maintenance
• Software Installation
• Hardware Installation
• IT Process Management
• Technical Support
• Bilingual Communication
• IT Certification
• Team Collaboration
• Adaptability

Languages

French, English