Asistente de Programa

El/a Asistente de programa proporciona asistencia activa al equipo de SABES, asegurando la organización de actividades administrativas, logísticas y programáticas, elaborando planes de compra y dando seguimiento a solicitudes conforme a políticas de Save the Children.

Responsibilities

• Asiste en todos los aspectos logísticos y administrativos asociados al proyecto como organización de reuniones, conferencias y capacitaciones, incluyendo transporte si fuera necesario.
• Preparación de comunicados para anunciar eventos y la preparación de materiales y suministros para los mismos (incluyendo reuniones virtuales).
• Promover y dar seguimiento a la elaboración de plan de compras por componente y elaborar las solicitudes de compra dentro de los sistemas establecidos, asegurando el proceso de logística y visibilidad de las entregas.
• Asegurar el desarrollo de archivos virtuales y físicos con documentación de soporte del proyecto.
• Asiste al equipo líder del proyecto, se moviliza a los lugares requeridos para toma de minutas en reuniones clave, dando seguimiento a las actividades para cumplir compromisos y fechas límites.
• Implementa actividades bajo los principios de programación segura, velando por el cumplimiento del marco de salvaguarda que abarca políticas de Salvaguarda de la Niñez, Protección ante el Abuso y la Explotación Sexual y la Política Global Antiacoso.
• Informar preocupaciones e incidentes de salvaguarda dentro de las primeras 24 horas, asumiendo confidencialidad y responsabilidad con la información.

Requirements

• Estudios universitarios a nivel Técnico Universitario en Administración de Empresas, Contabilidad, Ciencias Sociales, Humanísticas o carreras afines, idealmente a nivel de licenciatura.
• Buen manejo de Microsoft Office – Word, Excel, Power Point y bases de datos.
• Buen manejo de plataformas para reuniones virtuales – Teams, ZOOM, etc.
• Organizado/a y con buenas habilidades de priorización de tareas.
• Excelentes habilidades de relaciones interpersonales y de comunicación.
• Buen entendimiento de programas de desarrollo y de cooperación internacional.
• Experiencia con al menos 3 años en posiciones similares.
• Habilidad ejecutar actividades relacionadas con la responsabilidad de la posición.
• Conocimiento sobre uso apropiado de equipo de oficina.
• Habilidad para expresarse verbalmente y por escrito, en forma clara y concisa.
• Habilidad para ejercer funciones secretariales en coordinación con diferentes jefaturas.
• Habilidad para establecer y mantener relaciones efectivas de trabajo.
• Prudente para la información que conoce y transmite en las diferentes áreas de trabajo.
• Documentos indispensables: CV actualizado, DPI de ambos lados, Certificado RENAS actualizado, Constancia de Vacunación Covid-19, Antecedentes penales y policiacos actualizados.

Skills

• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint
• Database Management
• Virtual Meeting Platforms
• Teams
• Zoom
• Task Prioritization
• Interpersonal Relations
• Program Development Understanding
• International Cooperation Knowledge
• Office Equipment Usage
• Secretarial responsiblities
• Administrative Assistance
• Logistics Coordination
• Procurement Planning
• Written Communication
• Verbal Communication

Languages

Spanish