Oficial de Cadena de Suministros

The Oficial de Cadena de Suministros supports supply chain management and administrative functions for the International Rescue Committee in Colombia. The role involves procurement analysis, coordination of deliveries, asset and fleet management, and administrative support including travel and event organization.

Responsibilities

• Realizar y documentar el análisis de precios y costos en relación con las gestiones de adquisición para el IRC.
• Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con las políticas y procedimientos del IRC.
• Facilitar los aspectos de adquisición, de la planificación del programa y las próximas necesidades de recursos de adquisición.
• Realizar el seguimiento de las entregas, ya sea con los proveedores o con el personal del IRC; garantizar que todos los suministros, servicios y equipos requeridos se entreguen a tiempo.
• Coordinar con los departamentos de finanzas, administración y programas para garantizar la integración de los controles internos, el pago puntual a los proveedores y una documentación de apoyo completa y auditable.
• Gestionar, monitorear y hacer seguimiento a gestión de activos, incluida actualización, reporte mensual y sugerencias de acción.
• Garantizar que se utilizan los formatos dispuestos por la organización para cada proceso de la cadena de suministros incluidos almacén, flota y activos respectivamente.
• Garantizar que se siguen los procedimientos, políticas y estándares en la ejecución de cada paso de la cadena de suministros.
• Gestionar, monitorear y hacer seguimiento a gestión de flota alquilada, incluida actualización, reporte mensual y sugerencias de acción.
• Garantizar que todos los documentos relacionados con cadena de suministros se guarden organizados y estén actualizados.
• Informar oportunamente cualquier desviación en el proceso de adquisición, identificar y documentar, y sugerir los pasos a seguir de acuerdo con las regulaciones de IRC.
• Apoyar la representación interna y externa de la Dirección de País, recibiendo a visitantes y organizando eventos corporativos.
• Asistir a la dirección País en tareas administrativas, incluyendo la gestión de su agenda; organizar planes de viaje detallados, itinerarios, programas y misiones nacionales e internacionales.
• Llevar control de solicitudes de tiquetes en Colombia con la agencia de viajes local.
• Coordinar transportes locales para viajeros nacionales e internacionales.
• Gestionar los contratos de arrendamiento de oficinas y de los apartamentos del personal expatriado.
• Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objeto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC.

Requirements

• Título profesional en Administración, Logística, Ingeniería, campo de negocios o carreras afines.
• 1-3 años de experiencia específica en tareas de compras, logística, almacén (cadena de suministros).
• Habilidades fuertes de desempeño organizacional, refiere a capacidad de interactuar efectivamente con personal internacional y nacional.
• Nivel intermedio de inglés oral y escrito.
• Manejo avanzado de herramientas ofimáticas de Microsoft.
• Comprensión de ética en procedimientos de adquisición, y cumplimiento de regulaciones de donantes.
• Tiene capacidad demostrada para realizar múltiples tareas y procesar información en acción para no retrasar las actividades del programa.
• Le apasiona el trabajo de las ONG’s y tiene un pensamiento positivo con una actitud de "hacerlo posible y trabajar en equipo".
• Usted es confiable y flexible, autodidacta y trabaja bien bajo presión y limitaciones de tiempo.
• Disponibilidad para viajar al campo según se requiera.

Skills

• Procurement
• Supply Chain Management
• Logistics Management
• Warehouse Management
• Microsoft Office Suite
• Procurement Ethics
• Donor Compliance
• Multitasking
• Procurement Analysis
• Delivery Coordination
• Asset Management
• Fleet Management Operations
• Administrative Support
• Travel Coordination
• Event Organization

Languages

Spanish, English