Adjoint administratif

L'assistant administratif assure, et peut superviser, la prestation de services de soutien technique et administratif pour des processus spécialisés et généraux en administration et logistique, afin de garantir un service efficace et axé sur le client. Il privilégie une approche axée sur la qualité et les résultats, et veille à une utilisation optimale et économique des ressources du bureau.

Responsibilities

• Coordonner les zones de travail individuelles et guider le personnel dans l'exécution des transactions, processus et services à la clientèle standard du bureau, en veillant au respect intégral des règles, réglementations, politiques et stratégies de l'UNOPS.
• Surveiller la performance de l'équipe par rapport aux accords de service et évaluer la satisfaction du client.
• Mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour les services administratifs désignés, notamment en tenant des registres de contrôle administratif précis tels que les engagements financiers et les dépenses.
• Assurer la supervision du contrôle des stocks, en garantissant la délivrance appropriée et le suivi des articles d’inventaire et des fournitures.
• Examiner les autorisations de voyage, les pièces justificatives et les demandes de paiement.
• Assurer un rôle transactionnel désigné au sein du système ERP.
• Compiler des données et des informations de recherche pour appuyer la planification des ressources financières et des budgets administratifs pour la prestation de services.
• Superviser la mise en œuvre des systèmes logistiques conformément aux procédures de l'UNOPS.
• Coordonner et superviser les services liés aux expéditions et au dédouanement, aux voyages, à la gestion d'événements, aux enquêtes administratives, au transport, aux assurances, à la gestion des bâtiments/installations/espaces et aux fournitures de bureau.
• Coordonner les services de gestion des approvisionnements et des actifs, y compris la vérification physique des articles en inventaire.
• Veiller à la préparation et à la soumission en temps voulu des rapports d'inventaire périodiques.
• Superviser les services de protocole, y compris l'inscription du personnel et l'obtention des autorisations du gouvernement hôte.
• Assurer la liaison avec les autorités locales concernant les autorisations, les privilèges et les immunités du personnel de l'UNOPS, ainsi que les espaces de bureaux et autres questions administratives.
• Compiler les informations relatives aux services administratifs fournis pour la facturation au coût réel.
• Superviser les services de transport, en veillant au service à la clientèle, à l'entretien régulier des véhicules, à la couverture d'assurance et au suivi de la consommation de carburant.
• Assurer le signalement et l'enquête rapides en cas d'accident, de dommage, de perte ou de vol de véhicule, et tenir à jour les dossiers d'historique des véhicules.
• Superviser les prestataires de transport externes, y compris la prestation de services aux clients et le traitement des factures.
• Appuyer l’organisation, l’animation et la réalisation de sessions de formation et d’apprentissage sur des sujets liés à l’administration, la logistique, les voyages, le transport et la gestion des actifs et des stocks.
• Participez aux initiatives de partage des connaissances et aux communautés de pratique (CdP), en apportant vos idées et les leçons apprises.
• Effectuer des recherches sur des sujets liés à l'administration et contribuer à la rédaction de rapports, de résumés et de notes d'information.

Requirements

• Diplôme d'études secondaires (ou équivalent) avec 6 ans d'expérience pertinente OU Un diplôme de licence (ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 2 ans d'expérience pertinente est requis.
• Un certificat professionnel en administration, reconnu à l’échelle nationale ou internationale, est souhaité.
• Une expérience pertinente dans les domaines de l’administration, de la logistique, des opérations ou de domaines connexes est requise.
• Expérience de l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (par exemple, MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion Web.est requis.
• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
• Une expérience dans le domaine du développement ou de l'aide humanitaire est souhaitée.

Skills

• Administrative Support
• Logistics Management
• Procurement Support
• Office Productivity Software
• Microsoft Office Suite
• G-Suite
• Web-based Management Systems
• Multicultural Work Environment
• Humanitarian Assistance
• Technical Support
• Resource Management

Languages

French, English