People & Culture Coordinator

The People & Culture Coordinator supports the People & Culture Department in administrative follow-ups related to staff management and organizational culture. The role involves personnel administration, recruitment, payroll management, and HR system management to ensure effective human resource operations within Plan International Haiti.

Responsibilities

• Définir les stratégies de gestion du personnel en coordination avec le People & Culture Manager
• Mettre à jour et implémenter les politiques et procédures internes pour la gestion du personnel
• Fournir une assistance au personnel dans l’application des textes, procédures et politiques en vigueur
• Suivre l’application effective et consistante de toutes les décisions administratives concernant le personnel
• Appuyer dans le processus d’évaluation des performances du personnel
• Gérer tous les aspects légaux en relation aux ressources humaines en conformité avec le Code du Travail Haïtien
• Réaliser occasionnellement des travaux de traduction entre l’anglais, le créole et le français
• Assurer la communication interne entre la direction et le staff
• Tenir et mettre à jour les statistiques concernant le personnel
• Définir un plan de développement pour les employés en collaboration avec les chefs des départements
• Assurer le suivi des formations réalisées
• Supporter les Unités de Programme (visite de terrain)
• Préparer le Payroll mensuel en conjonction avec l’équipe de finance
• Traiter les heures supplémentaires et le payroll des employés temporaires
• Assurer la distribution des fiches de paie
• Assurer l’administration du logiciel des Ressources Humaines (HRIS, GRH)
• Insérer tout nouvel employé dans le système des Ressources Humaines
• Former tout nouvel employé sur l’utilisation du système HRIS
• Faire des séances de formation de rappel sur l’utilisation du système
• Appuyer dans le processus de recrutement du personnel
• Participer à l’élaboration et à la diffusion des annonces d'emploi
• Planifier et/ou participer aux entretiens d’embauche
• S’assurer que la procédure de recrutement est respectée
• Elaborer les rapports d’entretien
• Effectuer les vérifications anti-terroristes
• Préparer les offres d’emploi
• Effectuer les vérifications de références professionnelles des candidats
• Assurer le montage du dossier individuel de staff
• Planifier et coordonner l’orientation du personnel nouvellement recruté
• Assurer les suivis de fin de période de probation
• Préparer les lettres de confirmation de poste
• Rédiger les contrats de travail et suivre leur signature
• Effectuer la tenue des dossiers du personnel
• Gérer le fonds de pension de l’organisation
• Gérer le système d’assurance vie et maladie
• Préparer le rapport des évaluations annuelles
• Préparer les lettres de travail pour les employés
• Tenir à jour le rapport des congés du personnel
• Suivre les contrôles de casier judiciaire des nouveaux employés
• Assurer que tout employé, visiteurs, collègues suivent une introduction sur la Politique de sauvegarde
• Réaliser conjointement avec l’équipe de Sauvegarde la formation à l’attention du staff, stagiaires et volontaires
• Coopérer dans le cadre des enquêtes sur le bien-être des enfants ou cas sensibles
• Faire le suivi avec les membres du personnel ayant des allégations
• Assigner la tâche de points focaux de sauvegarde
• S’assurer que le staff suit des formations sur la sauvegarde de l’enfant
• Faire la promotion de la sauvegarde de la sécurité de Plan International
• Suivre les introductions, formations sur la sauvegarde de la sécurité des enfants et soumettre le certificat aux Ressources Humaines
• Ne jamais avoir de relations amoureuses ou sexuelles avec des individus de moins de 18 ans ou encadrés par les programmes
• Assister les enfants en danger et faire le suivi auprès des autorités ou entités compétentes
• Rapporter tout fait avéré, allégations ou suspicions de harcèlement sexuel ou violence basée sur le genre
• Être disponible pour l’organisation en situation d’urgence
• Prendre connaissance de son rôle dans le Disaster Preparedness Plan
• S’assurer que les activités sont exécutées en conformité avec les buts et politiques de Plan International Haïti
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le superviseur
• Veiller à l’intégration des politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants, égalité des sexes et inclusion

Requirements

• Diplôme universitaire (BAC + 3) en Administration/Gestion des Ressources Humaines
• Expériences dans le domaine de l’administration/ gestion du personnel
• Connaissance des procédures de recrutement
• Familiarité avec le Code du travail en Haïti, les processus et les acteurs en contextes des ressources humaines (ONA, OFATMA, Compagnies d’assurances privées, etc.)
• Connaissances des logiciels de base (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet)
• Excellente capacité de communication orale et écrite en Français et en Anglais, l’Espagnol un atout
• Bonne connaissance des règles et procédures en matière de gestion des Ressources Humaines
• Fortes capacités d’écoute, de discrétion et de tact
• Capable de gérer des informations confidentielles
• Bonne capacité organisationnelle et rédactionnelle
• Planification prioritaire et organisationnelle et bonne gestion du temps
• Bonnes relations interpersonnelles
• Capacité de travailler en équipe et de coordonner des tâches multiples
• Capacités de travailler sous pression et en dehors de l’horaire régulier du travail
• Capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions
• Bonne Moralité
• Esprit d’initiative
• References will be taken and background and anti-terrorism will be carried out in conformity with Plan International Child Protection Policy

Skills

• Personnel Administration
• Recruitment Processes
• Labour Law Knowledge
• Human Resources Management
• Payroll Management
• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint
• Microsoft Outlook
• Internet Research
• Oral Communication
• Written Communication
• Organizational Skills
• Time Management
• Confidentiality Management
• Problem Solving
• Decision Making
• Task Coordination

Languages

French, English, Creole, Spanish