Assistant(e) Administratif(ve)

The Assistant(e) Administratif(ve) supports the daily administrative operations of the office under the supervision of the Operations Manager. Responsibilities include managing mail, reception, supplies, archiving, meeting logistics, and providing transversal administrative support to various departments.

Responsibilities

• Assurer la réception, l'enregistrement et la distribution du courrier entrant et sortant
• Mettre en forme et classer les courriers, notes et documents administratifs courants
• Tenir à jour le système de classement et d'archivage physique et électronique du bureau
• Assurer la photocopie, la numérisation et la reproduction de documents selon les besoins
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et prestataires
• Orienter les visiteurs vers les services concernés et gérer le registre des visites
• Veiller au respect des procédures de sécurité liées à l'accès aux locaux
• Organiser la logistique des réunions internes (réservation de salle, matériel, rafraîchissements)
• Appuyer l'organisation d'événements internes (formations, ateliers, visites officielles)
• Assurer le suivi et la gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables
• Transmettre les demandes de réapprovisionnement à la Supply Chain en temps utile
• Tenir à jour un inventaire simple du petit matériel de bureau
• Réservations et gestion des hôtels : appui à la réservation, confirmation et suivi des hébergements
• Gestion des mouvements aéroportuaires : organisation et coordination des transferts entre l’aéroport, les hôtels, les bureaux et autres lieux de destination
• Organisation des taxis et transports : réservation et coordination des services de taxi et autres moyens de transport nécessaires aux déplacements
• Appui aux démarches de visa : assistance dans les procédures de demande, renouvellement et suivi des visas
• Gestion des documents administratifs : appui à la préparation, au suivi et à la transmission des documents administratifs requis pour les déplacements et séjours à Kinshasa
• Assistance générale aux voyageurs : accompagnement et résolution des difficultés logistiques ou administratives pouvant survenir avant, pendant et après le séjour
• Exécuter toute autre tâche administrative confiée par l'Operations Manager, en lien avec les besoins du bureau
• Respecter les procédures internes d'IRC en matière de confidentialité et de sécurité de l'information

Requirements

• Diplôme d'État (secondaire) au minimum ; un diplôme de niveau Bac+2/3 en administration, secrétariat ou domaine connexe est un atout
• Au moins 1 à 2 ans d'expérience dans une fonction administrative similaire, idéalement dans le secteur humanitaire ou une organisation internationale
• Bonne maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie électronique)
• Bonne maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral ; la connaissance de l'anglais est un atout
• Sens de l'organisation, rigueur et souci du détail
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées
• Bon sens relationnel et courtoisie dans l'accueil et la communication
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Esprit d'initiative et capacité à travailler de manière autonome comme en équipe
• La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion

Skills

• Administrative Support
• Office Management
• Data Archiving
• Meeting Coordination
• Mail Management
• Supplier Management
• MS Word
• MS Excel
• Email Communication
• Language Proficiency in French
• Task Prioritization
• Confidentiality Management
• Customer Service
• Multitasking
• Policy Compliance

Languages

French, English