ASISTENTE DE PROYECTO, (Gestión de casos, Integridad de Archivos y Programación)

The Project Assistant supports operational implementation of protection case management activities in Colombia, including case reception, follow-up, documentation, and coordination with authorities and service providers. The role involves managing sensitive information, assisting victims and potential victims of trafficking, and supporting voluntary assisted return and reintegration processes.

Responsibilities

• Apoyar la recepción, apertura, actualización, seguimiento y cierre documentado de los casos asignados, de conformidad con los procedimientos operativos estándar, las rutas de atención y los niveles de autorización establecidos por la OIM.
• Realizar entrevistas iniciales y de seguimiento, bajo orientación técnica, para recopilar información e identificar necesidades, vulnerabilidades, riesgos inmediatos, capacidades y redes de apoyo, documentando los hallazgos de manera objetiva, respetuosa y confidencial.
• Apoyar la elaboración y actualización de planes individualizados de asistencia y protección, incluyendo las acciones acordadas, responsables, plazos, riesgos, medidas de mitigación y criterios de cierre.
• Brindar a las personas atendidas información clara, accesible y oportuna sobre los servicios disponibles, los procedimientos aplicables y los alcances y límites de la asistencia, promoviendo la toma de decisiones informadas.
• Apoyar la coordinación y el seguimiento de derivaciones internas y externas a servicios de salud, atención psicosocial, alojamiento, documentación, asistencia jurídica, medios de vida y otros servicios pertinentes, verificando la recepción y continuidad de la atención.
• Identificar y comunicar oportunamente a la supervisión los riesgos graves o urgentes, incidentes de protección, necesidades médicas críticas, riesgos para niños, niñas y adolescentes y posibles situaciones de explotación, abuso, violencia o trata de personas.
• Apoyar, mediante la aplicación de las herramientas establecidas, la identificación preliminar y el tamizaje de posibles indicadores de trata de personas, sin sustituir las determinaciones formales de las autoridades o del personal técnico autorizado.
• Aplicar durante la atención un enfoque centrado en la víctima y sensible al trauma, la edad, el género y la discapacidad, procurando evitar entrevistas repetitivas, preguntas innecesarias y actuaciones que puedan generar revictimización.
• Preparar, revisar y mantener actualizados los expedientes, formularios de evaluación, consentimientos informados, planes de seguridad, documentos de derivación y demás soportes de víctimas o posibles víctimas de trata, garantizando su completitud, confidencialidad y manejo restringido.
• Apoyar, bajo supervisión, la coordinación con entidades competentes, consulados, misiones y equipos especializados de la OIM, proveedores de servicios y otras contrapartes para facilitar documentación, protección inmediata, alojamiento seguro, atención médica y psicosocial, asistencia jurídica, traslados y reintegración.
• Apoyar la orientación y preevaluación de solicitudes de retorno voluntario asistido y reintegración (AVRR), verificando y documentando la voluntariedad, la comprensión del proceso y las necesidades específicas de protección y asistencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Recopilar, verificar y mantener actualizada la información y documentación requerida para los procesos de AVRR, y apoyar las coordinaciones operativas relacionadas con documentación de viaje, itinerarios, salida, tránsito, recepción y seguimiento posterior al retorno.
• Desempeñar otras funciones que le sean asignadas por su supervisor.

Requirements

• Título de grado en Ciencias Políticas o Sociales, Relaciones Internacionales, Estudios del Desarrollo, Estudios sobre Migración, Derechos Humanos, Derecho o un campo afín, otorgado por una institución académica acreditada, con un dos de experiencia profesional pertinente; o bien, Título de educación secundaria con cuatro años de experiencia profesional pertinente.
• El conocimiento de regulaciones migratorias de entrada/salida es una ventaja.
• El conocimiento de MiMOSA es una ventaja.
• Conocimiento de PAP es una ventaja.
• Experiencia en el enlace con autoridades gubernamentales, instituciones nacionales e internacionales, organismos de las Naciones Unidas (ONU) y organizaciones no gubernamentales.
• Experiencia de trabajo con migrantes, refugiados, personas desplazadas internamente, víctimas de trata y otros grupos vulnerables.
• Se valorará la experiencia laboral previa con organizaciones humanitarias internacionales, instituciones u organizaciones gubernamentales o no gubernamentales en un entorno multicultural.
• Dominio en gestión de casos: habilidad para gestionar correo electrónico, organizar, mantener y procesar expedientes de casos de posibles retornados.
• Dominio de bases de datos: manejo de MIMOSA y otras herramientas de gestión de datos para el ingreso y actualización precisa de información biográfica y de casos.
• Habilidades para entrevistas y llenado de formularios: realización de entrevistas estructuradas, diligenciamiento de formularios y recolección de datos personales conforme a los SOP.
• Manejo documental: experiência en escaneo, archivo, traducción, fotocopiado y compilación de paquetes de documentación listos para el viaje.
• Apoyo en adjudicación: interpretación, ingreso de datos, logística y notificación de resultados durante los procesos de adjudicación de casos.
• Programación y coordinación: apoyo en la organización de entrevistas.
• Aseguramiento de calidad: realización de verificaciones periódicas de datos y documentación para asegurar la precisión y el cumplimiento de los estándares operativos.
• Comunicación verbal y escrita efectiva: interacción profesional con solicitantes, miembros del equipo y supervisores.
• Sensibilidad intercultural: capacidad para trabajar de manera respetuosa y eficaz con poblaciones diversas.
• Colaboración en equipo: apoyo a los equipos de gestión de casos y reporte del progreso y situaciones relevantes.
• Confidencialidad y protección de datos: mantenimiento de la integridad de datos sensibles de acuerdo con los estándares de la OIM y políticas de protección de datos.
• Cumplimiento de SOP y código de conducta: compromiso con los protocolos organizacionales y reporte de cualquier incumplimiento.
• Integridad profesional e imparcialidad: mantenimiento constante de la neutralidad y profesionalismo en todas las tareas.
• Disponibilidad para viajes de trabajo: flexibilidad y disposición para visitas de campo, capacitaciones o reuniones asignadas.
• Atención al detalle en contextos de alto volumen: capacidad para manejar expedientes complejos con precisión y eficiencia.
• Reporte proactivo: entrega oportuna de actualizaciones informativas sobre el avance de los casos y los desafíos operativos.
• Todos los candidatos deberán desenvolverse con fluidez en español (oral y escrito).
• Se requiere conocimiento básico de inglés (oral y escrito), correspondiente al Nivel A2 o superior del Marco de Referencia de Idiomas de las Naciones Unidas.

Skills

• Case Management
• Data Management
• MiMOSA
• Interview Techniques
• Digital Form Filling
• Document Handling
• Data Entry
• Quality Assurance
• Logistics Coordination
• Communications Skills
• Intercultural sensitivity
• Data Protection and Confidentiality
• Compliance with SOPs
• Professional Integrity
• Coordination with Government Authorities
• Work with Vulnerable Populations
• Report Writing
• Multicultural Environment Experience
• Knowledge of Migration Regulations
• Programming and Scheduling

Languages

Spanish, English