Local Agent - Office Manager, Abidjan, Côte d’Ivoire

The Office Manager will provide executive, administrative, and office management support to the head of the European Investment Bank's regional office in Abidjan, Côte d’Ivoire. The role ensures the efficient daily operation of the Representation to contribute to timely task completion and achievement of office objectives.

Responsibilities

• Assurer le bon fonctionnement au quotidien de la Représentation de la BEI dans la région d’Abidjan en fournissant un soutien en matière de gestion de bureau, d’administration, de logistique et de secrétariat.
• Assister le chef de bureau et le personnel expatriés dans les questions d’administration locale, de logement et de procédures opérationnelles.
• Assurer la liaison avec le siège, les autorités locales, les ministères, la délégation de l’UE, les États membres de l’UE, les fournisseurs et les prestataires de services.
• Servir d’interface pour les procédures diplomatiques et protocolaires avec le ministère des Affaires étrangères et les autres ministères concernés, les prestataires de services et d’autres parties prenantes externes en lien avec la gestion du bureau.
• Gérer les installations et services du bureau, les équipements informatiques, les contrats fournisseurs, les contrats de résidence des expatriés, les inventaires, les assurances et les manuels de bureau.
• Coordonner les arrivées et départs des expatriés, les déplacements, les réunions, la correspondance, les événements et l’archivage des documents.
• Apporter un soutien à l’administration financière et comptable, notamment le suivi de la comptabilité, la petite caisse, la gestion bancaire et de trésorerie, les registres de TVA, les paiements aux fournisseurs et les rapports mensuels.
• Coordonner avec le département comptable et les équipes concernées du siège afin de garantir la saisie, la validation et le reporting en temps utile.
• Un soutien ponctuel, selon les besoins, aux autres bureaux SSA de la BEI

Requirements

• Diplôme universitaire en administration/comptabilité ou dans un autre domaine pertinent
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence dans un environnement opérationnel financier ou bancaire
• Une expérience dans un environnement international, diplomatique ou multiculturel constituerait un atout
• Connaissance des principes comptables de base, notamment la gestion du registre de petite caisse et le reporting mensuel des coûts du bureau
• Expérience avérée en gestion de bureau
• Excellente maîtrise des outils Microsoft Office standard et capacité d’adaptation à de nouveaux outils
• Excellente maîtrise du français écrit et oral et très bonne maîtrise de l’anglais

Skills

• Office Management
• Financial Operations
• Basic Accounting
• Petty Cash Management
• Monthly Cost Reporting
• Microsoft Office Suite
• Administrative Support
• International Environment Experience
• Multicultural Environment Experience

Languages

French, English