Chargé·e en gestion de l’information administrative

Le/la Chargé(e) en gestion de l’information administrative apporte un appui essentiel à l’équipe de gestion de fonds du SRF en contribuant à la bonne gestion des flux d’information, à l’organisation documentaire et à l’utilisation efficace des outils numériques du fonds. Le poste implique la gestion des communications, l’archivage, la gestion des outils numériques et la contribution à l’amélioration continue des processus de gestion des subventions.

Responsibilities

• Assurer le suivi quotidien des boîtes emails communes du SRF.
• Mener le tri, réorientation et premier niveau de réponse aux courriels simples en appui de l’équipe Grants.
• Suivre les demandes internes et externes via un tableau de suivi partagé.
• Assurer le classement électronique des documents des partenaires dans SharePoint selon les procédures établies.
• Assurer le suivi régulier des dossiers numériques et vérification de leur complétude en appui de la Grants and Partnership Coordinator.
• Assurer la mise à jour des procédures opérationnelles standard sur l’archivage et la gestion des documents.
• Appuyer au développement du système Grants Management System (GMS).
• Participer à la gestion des données disponibles sur le système en coordination avec l’équipe Grants.
• Contribuer à l'identification d'opportunités d'amélioration des outils, procédures et pratiques de gestion de l’information au sein du SRF.
• Participer activement aux retours d’expérience de l’équipe afin de renforcer la qualité, l’efficience et la cohérence des processus de gestion des subventions.
• Documenter les bonnes pratiques et difficultés rencontrées dans l’utilisation des outils et systèmes de gestion des subventions.
• Participer à la création ou la mise à jour de supports internes destinés à l’équipe du SRF ou aux partenaires.
• Apporter un soutien ad hoc aux tâches administratives du département des grants et finance, le cas échéant.
• Effectuer toute autre tâche pertinente à la demande de l’équipe du SRF.
• Soutenir les traductions et/ou revues des documents du SRF si nécessaire, en assurer la conformité avec les règles du SRF, DRC et des bailleurs.

Requirements

• Diplôme de niveau licence (minimum) ou équivalent en administration, gestion, sciences sociales, gestion de l’information ou domaine connexe.
• Capacité avérée à hiérarchiser une charge de travail importante, à respecter constamment les délais et à s'adapter dans un environnement de travail complexe et stimulant.
• Expérience de l'utilisation de modèles basés sur Excel.
• Familiarité avec les systèmes en ligne tels que Sharepoint, PowerApp.
• Capacité à travailler de manière efficace et efficiente, tant de manière indépendante qu'en équipe.
• Maîtrise professionnelle totale du français et de l'anglais.
• Une première expérience (stage ou emploi) dans le secteur humanitaire ou développement est un atout.
• Expérience préalable de Dynamics ou d'un autre système ERP robuste tel que SAP, Oracle, etc.
• Une expérience dans le développement de systèmes techniques est un avantage.
• Expérience de travail avec de grands donateurs institutionnels, tels que FCDO, EU, ECHO, USAID, UNHCR, SIDA et d'autres agences des Nations Unies.
• Une expérience de travail avec des partenaires locaux est un avantage certain.
• Une expérience préalable dans la région du Sahel est un avantage.
• Démontrer les cinq compétences essentielles du DRC : viser l'excellence, collaborer, prendre les rênes, communiquer, faire preuve d’intégrité.
• Conformité aux prescriptions de DRC en matière de sûreté, de confidentialité et d’éthique, incluant le respect du Code de Conduite et du Cadre de Redevabilité Humanitaire.
• Ne pas être engagé dans un autre emploi durant le contrat sans autorisation préalable.
• Ne pas s’engager dans aucune activité qui porte préjudice à DRC ou à ses projets durant le contrat.
• Ne pas donner d’interviews aux médias ou partager des contenus liés aux projets sans autorisation préalable.
• Retourner tout équipement ou propriété de DRC à la fin du contrat.

Skills

• Excel Modeling
• SharePoint Development
• Power Apps
• ERP Systems
• Dynamics
• SAP
• Oracle
• Information Management
• Document Management
• Grant Management
• Donor Relations
• Humanitarian Sector Expertise
• Development Sector Expertise
• Language Proficiency in French
• English Language Proficiency
• Workload Prioritization
• Deadline Management
• Technical Systems Development
• Data Archiving
• Process Improvement

Languages

French, English