Assistant(e) Conformité et Archivage

L’assistant(e) conformité et archivage apporte un appui direct au Responsable de sous département Conformité, risque et éthique dans la gestion quotidienne de la conformité au sein de l'organisation. Il/elle est en charge de la mise en place, de l'organisation et de la tenue d'un système d'archivage fiable (physique et numérique) pour les documents relatifs à la conformité, aux audits, aux processus internes et des archives comptables.

Responsibilities

• Concevoir, mettre en place et maintenir un système d'archivage structuré (physique et numérique) pour l'ensemble des documents de conformité, d'audit et de contrôle interne.
• Assurer la collecte, le classement, la numérisation et l'indexation des documents selon les procédures internes et les exigences des bailleurs de fonds.
• Garantir la traçabilité, la confidentialité et la sécurité des documents archivés, y compris les rapports d'audit finaux signés.
• Veiller au respect des durées légales et contractuelles de conservation des documents, et organiser leur archivage définitif ou leur destruction selon les règles en vigueur.
• Mettre à disposition rapidement les documents archivés lors des demandes internes, des audits ou des contrôles bailleurs.
• Former et sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques de classement et d'archivage des documents.
• Appuyer le point focal audits dans la coordination des contributions nécessaires des différentes bases et départements.
• Soutenir la planification et l'organisation des réunions d'ouverture et de clôture avec les auditeurs externes.
• Aider à rassembler, vérifier et transmettre les pièces justificatives demandées par les auditeurs.
• Participer à l'élaboration et au suivi des outils de suivi de la conformité et de l'archivage.
• Apporter un appui aux équipes terrain sur la mise en œuvre des exigences de conformité et d'archivage.
• Participer aux évaluations internes de conformité afin de garantir le respect des directives internes et des bailleurs.
• Suggérer des améliorations sur les mesures de contrôle interne, notamment sur les processus d'archivage.
• Participer aux réunions périodiques projets pour fournir un point d'alerte sur les questions d'archivage.
• Appuyer la réalisation de revues internes périodiques (finances, achats, administration) impliquant des revues Mensuelles de documents (spot check etc…)

Requirements

• Minimum Bac +2 (Filière archivage / gestion documentaire/conformité / gestion des risques)
• 1 an d'expérience professionnelle dans les domaines suivants : Expérience en gestion documentaire et/ou archivage
• Expérience souhaitée en ONG (nationale ou internationale)
• Connaissance de certaines règles des bailleurs institutionnels des ONG internationales (BHA, Union Européenne) est un plus
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion documentaire numérique (GED)
• Formation en gestion documentaire, archivistique, Gestion des risques ou domaine équivalent
• Bonne maîtrise de la langue française (parlé et écrit)
• Connaissance de l'anglais est un plus

Skills

• Document Management
• Archiving
• Risk Management
• Compliance Management
• Electronic Document Management
• Office Applications
• Audit Documentation
• NGO Compliance
• Language Proficiency in French

Languages

French, English